情報漏洩は大企業だけの問題？ 中小企業が見落としがちな「社員の秘密保持」

相次ぐ大企業の情報漏洩事件。

 

 

しかし

これは決して中小企業にとっても

他人ごとではありません。

 

 

個人情報保護法では

中小企業にも社員に対する適切な

監督が義務づけられています。

 

 

情報漏洩のトラブルを防ぐために

会社が押さえておきたい

 

 

「社員の秘密保持」のルール

についてお話しします。

 

 

 

 

＜毎日更新1996日目＞

多発する情報漏洩の事故

 

最近

タイムス（カーシェア）や

大和証券

 

 

カーセンサーnetや中古車販売店

向けサービスのC－MATCHなどで

大規模な情報漏洩事件が発生しています。

 

 

これらの原因の大半は

外部のいわゆる不正アクセスですが

 

 

それだけではなく

委託先を経由した漏洩や

管理側の脆弱性

 

 

設備不備などが原因で漏洩

したものもあります。

 

 

これらは

大きな企業による大規模な漏洩事件で

 

 

中小企業には無関係と思われる

かも知れません。

 

 

ところが

中小企業にとっても決して

「他人ごと」ではありません。

 

 

個人情報保護法という法律では

個人情報データベース等を

事業に利用していれば

 

 

「個人情報取扱事業者」として

この法律の規制の網がかかってきます。

 

 

個人情報保護法では、

個人データの漏えいなどが起こった場合

 

 

一定のケースでは

個人情報保護委員会への報告と

 

 

本人への通知が義務づけられています。

具体的には

 

 

などです。

 

 

そして

個人情報保護法24条で

 

 

自社の社員に個人情報を

扱わせる場合について

個人情報取扱事業者は、その従業者に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

 

と規定されています。

 

 

世の中の情報漏洩事件は

何も外部の不正アクセスだけに

限られたものではありません。

 

 

自社の社員による秘密の漏洩事件も

決して珍しくはないのです。

 

 

そこで

「個人情報取扱事業者」たる会社は

 

 

自社の社員がこういった

個人情報を取り扱う場合に

 

 

必要かつ適切な監督を行うことを

義務づけているわけです。

 

 

 

社員に対する監督義務

 

それでは

社員に対する必要かつ適切な監督とは

 

 

具体的にどのようなことをすれば

良いのでしょうか？

 

 

そもそも社員は

会社との雇用契約において

 

 

当然使用者たる会社の業務上の秘密を

きちんと守る義務を負っています。

 

 

しかし

実際にはそのままでは社員が負う

秘密保持義務の範囲が明確ではなく

 

 

万が一漏洩トラブルが起こった際に

社員の責任について争いが生じる

可能性があります。

 

 

そこで

その社員が会社に入社する際に

 

 

秘密保持に関する誓約書を書いて

もらうことがあります。

 

 

この誓約書の中に

秘密保持義務の内容や対象を

明確に記載しておきます。

 

 

また

社員の入社後においても

 

 

会社の就業規則や社内規則において

秘密保持義務の規定を置くことが

一般的です。

 

 

そして

万が一社員がこの規則に違反して

個人情報を漏洩した場合には

 

 

懲戒処分を行うこともきちんと

規定しておきます。

 

 

こうすることで

社員が業務上知り得た個人情報を

安易に外部に漏洩することを

 

 

一定程度抑止することが

期待できます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

退職時の秘密保持の誓約書

 

さらに

気をつけておきたいのは

その社員が退職する際です。

 

 

というのは

上記で述べた雇用契約上の

秘密保持義務にしろ

 

 

就業規則上の義務にしろ

あくまでその社員が在職中のものです。

 

 

ですから

その社員が退職後も同じ義務を

 

 

課すことができるかについては

争いがあるのです。

 

 

そこで

退職時においても

 

 

その社員に秘密保持の誓約書を書いて

もらうようにした方が万全でしょう。

 

 

もっとも

退職後の社員に秘密保持義務を

負わせることで

 

 

その社員は

次の職場でその秘密の対象となっている

情報を使用できないことになります。

 

 

これが

憲法で保障されたその社員の職業選択の

自由の侵害になる可能性が出てきます。

 

 

そこで

秘密保持義務による制限が

必要かつ合理的な範囲を超える場合には

 

 

その誓約書自体が公序良俗違反で無効

とされる可能性があります。

 

 

とは言え

上記のとおり

個人情報の漏洩等があれば

 

 

その個人情報の本人の権利が

侵害されるとともに

会社側の信頼が大きく傷つけられます。

 

 

また

それが顧客の個人情報などであれば

 

 

会社が顧客を奪われるなど

営業活動にも重大な影響があります。

 

 

そこで

秘密保持義務の対象を

 

 

こういった保護する価値が

高い個人情報に

明確に限定するのであれば

 

 

必要かつ合理的な制限として

退職後の秘密保持義務も有効だと

考えられています。

 

 

このように

情報漏洩のリスクは

大企業だけの問題ではありません。

 

 

中小企業であっても

社員による個人情報の持ち出しや

漏洩が起これば

 

 

会社の信用を大きく失うことに

なりかねません。

 

 

こういったトラブルを未然に防ぐためにも

社員の入社時や退職時の秘密保持のルールを

今一度しっかりと見直しておきたいものです。

 

 

それでは

また。

 

 

 

 

 

 

 

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